Pisanie wniosków o wsparcie unijne czy dotacje z pomocy rządowej to nie lada wyzwanie mimo, że już dawno skończyły się czasy, gdzie brak jednej parafki decydował o odrzuceniu wniosku.
Obecnie system składania dokumentów w trzech egzemplarzach w kilkusetstronicowej dokumentacji odchodzi do lamusa. Odkąd pojawiły się słynne generatory wniosków problemy Wnioskodawców zmalały. Pojawiły się jednak inne przeszkody utrudniające napisanie wniosku. Do tego dochodzi problem w poruszaniu się zwinnie po gąszczu informacji na temat odpowiedniego naboru czy tego w jakim konkursie mój pomysł ma największe szanse na dofinansowanie.
Przeanalizujmy zatem jak przebrnąć przez pułapki poszukiwania informacji o dotacjach oraz jakich unikać błędów przy tworzeniu dokumentacji wniosku
Spis treści
Nie pytaj na co dają dotacje
Staraj się swoje pomysły dopasować do ogłoszonych lub planowanych konkursów. Nie zadawaj pytań „na co teraz dają to takie zakupy zrobimy”. Dopasowanie do konkursu zakupów, które nie są przydatne to nietrafiony pomysł. Spisz własne potrzeby rozwojowe firmy i szukaj na nie wsparcia, przychodź na spotkania z gotową listą wskazującą czego potrzebujesz w perspektywie 2-3 lat i ustal je w kolejności priorytetowej. Nie szukaj dotacji na już rozpoczęte inwestycje i zakupy.
Czytaj dokumenty przekazywane przez konsultantów i formy konsultingowe
Na etapie poszukiwania informacji o dotacjach warto być czujnym i wnikliwie analizować umowy i dokumenty przekazywane przez firmy konsultingowe. Zachęcamy do zadawania pytań, nanoszenia uwag na umowy i porównywania ofert. Nie zgłaszajmy się po napisanie wniosku na kilka dni przez zamknięciem naboru. Wtedy musimy liczyć się z wyborem z konieczności często za wyższą stawkę, bez możliwości czasowej oceny i zczytania dokumentów przedłożonych przez konsultantów.
Nie podpisujmy umów na zapas jeśli nie ma w nich wskazanego konkretnego programu w jakim aplikujesz. Nie płaćmy zaliczek czy opłat za umowy nieskonkretyzowane.
Nie płaćmy też za informację, gdyż najczęściej informacja jest bezpłatna zarówno ta rządowa na portalach funduszy jak np. https://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/strony/o-funduszach/skontaktuj-sie-z-nami/ jak i tak w firmach konsultingowych. Przecież dzięki rozmowie zdobywamy Klientów.
Unikajmy kupowania książek o dotacjach, gdyż zanim ktoś je wydrukuje to najczęściej są one już nieaktualne. Druga kwestia, że informacje w tych książkach są wielokrotnie powielaniem bezpłatnych danych z zasobów internetowych.
Pamiętajmy, że doradztwo oraz praca na dokumentach jest już odpłatna. Nie oczekujmy, że za napisanie wniosku zapłacimy dopiero po znalezieniu się na liście rankingowej. Przecież za chleb też nie płacimy po jego skosztowaniu z apetytem po wyjściu z piekarni
Status MSP – nie lekceważ analizy na etapie aplikowania
Na etapie składania wniosków należy w pierwszych rubrykach czy stronach wniosku określić status naszej firmy. Czy jesteśmy mikro, małą, średnią czy dużą firmą. Najczęściej bierzemy pod uwagę ostatnie lata zatrudnienia i określamy, że mieścimy się w sektorze MSP np. zatrudnienie do 8 osób, odhaczamy mikroprzedsiębiorstwo. Ale czy na pewno to poprawne podejście? Otóż niekoniecznie.
Jeśli właściciel firmy lub udziałowcy nie mają innych firm, małżonków a pod ich adresami siedziby nie znajdują się inne ich podmioty gospodarcze, to sprawa wydaje się nieskomplikowana.
Jednak w dobie, gdzie spółki prawa handlowego rosną jak grzyby po deszczu trzeba mieć na względzie, że większość przedsiębiorczych osób ma po kilka firm a małżonkowie prowadzą swojej biznesy w podobnych zakresach wraz z przyjaciółmi, którzy pod jednym adresem mają swoje siedziby.
Tutaj pojawia się problem prawidłowego określenia wszystkich powiązań i partnerstw, które wpływają na ostateczne określenie statusu MSP. Trzeba pamiętać, że jedno przedsiębiorstwo to nie jedna firma a analiza wszystkich powiązań osobowych również prokurentów, powiązań kapitałowych, firm powiązanych pod wspólnymi adresami, osób spokrewnionych prowadzących firmy pod wspólnymi adresami, wpisów w CEIDG, KRS oraz REGON, rejestrów zagranicznych, rozdzielności małżeńskich i wspólności majątkowych, zatrudnienia, itd.
Na etapie wniosku bowiem wystarczy status MSP zaznaczyć ale już na etapie podpisywania umowy o dofinansowanie wymagane będzie szczegółowe przedłożenie danych firm powiązanych i partnerskich poprzez wypełnienie formularzy finansowych i zatrudnienia oraz Oświadczenia o statusie MSP. W przypadku zawyżenia naszego dofinansowania np. dla mikro firmy 85% po analizie dokumentów do umowy jeżeli okaże się, że nasz status to średnia firma, to naszą startą będzie obcięcie kwoty dofinasowania do poziomu np. 60% a przy tym poniesiemy wyższe koszty prowizji za sukces, którą zakontraktowała firma konsultingowa od listy rankingowej, na której kwota będzie o równowartości dotacji z wniosku.
Należy zatem rzetelnie określić nasz status MSP na etapie aplikowania a nie kontraktowania wsparcia.
Wypełniaj wnioski w formacie programu tekstowego
Po ogłoszeniu konkursu warto zapoznać się ze wzorem wniosku o dofinasowanie. Jeżeli jego wypełnianie obywa się w systemie teleinformatycznym potocznie zwanym generator wniosków to warto przygotować wszystkie informacje w wersji edytowalnej w programie tekstowym a po całkowitym wypełnieniu dopiero wprowadzić do generatora.
Przygotowane wzory w pdf. przez instytucje łatwo przekonwertować do pliku tekstowego i dopisać sobie limity znaków przy poszczególnych punktach, co ułatwi wypełnianie pól.
Nazwa firmy zgodna z CEIDG, KRS oraz REGON (spółki cywilne)
We wniosku i dokumentacji trzeba zadbać o jednolitość danych szczególnie przy nazwie firmy. Podać należy pełną nazwę podmiotu z wpisu a nie nazwy skrócone czy przetworzone. Nie przejdzie nazwa ABC Sp. z o.o. a raczej ABC Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, nie będzie poprawna nazwa ABC S.C. jeśli we wpisie jest pełna nazwa ABC SPÓŁKA CYWILNA JAN KOWALSKI, KATARZYNA KOWALSKA.
Zawsze należy sprawdzić pełną nazwę w rejestrze CEIDG lub KRS a w przypadku spółek cywilnych musisz jeszcze zweryfikować zapis z umowy spółki i zgodności z wpisem w REGON-ie. Często jest tak, że w statystyce REGON (https://wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl) dane podmiotu są wpisane a nie ma wpisów poszczególnych wspólników spółki w CEIDG. Wtedy należy uzupełnić wpisy w CEIDG przez złożeniem wniosku, tak by była zbieżność. Część generatorów na wyższym poziomie samodzielnie już wyszukuje dane z wpisów ale jest to jeszcze rzadkość w polskich systemach aplikacyjnych.
Ustal kolejność zapoznania się z dokumentacją konkursową
Po ogłoszeniu konkursu należy prawidłowo zapoznać się z dokumentacją konkursową. Profesjonaliści zaczynają od ogłoszeniu o naborze, kryteriach oceny i regulaminie a potem czytają resztę według potrzeb. Robią tak najczęściej z tego powodu, że w regulaminie i kryteriach naboru widać najważniejsze warunki oraz kryteria oceny punktowej oraz kto jest adresatem wsparcia. Taka analiza dokumentów już wystarczy, aby stwierdzić czy nabór jest skierowany do danej firmy.
Ustal kolejność tworzenia dokumentów
Jeśli już podjęliście się trudu samodzielnego wypełniania wniosku to ustalcie co będzie w pierwszeństwie potrzebne. Warto spisać co należy zakupić i ile miesięcy nam zajmie realizacja dostaw. Następnie trzeba oszacować koszty i zebrać po kilka wycen na wybrane zakupy. Jeżeli potrzebujemy biznes planu lub planu rozwoju czy strategii to trzeba ją wypełnić lub zlecić jej opracowanie przez wypełnieniem wniosku bowiem we wniosku znajdują się najczęściej pola wskazujące rezultaty wynikające z tych dokumentów strategicznych. Równocześnie powinniśmy pracować nad analizą lub prognozami finansowymi czy promesą kredytową/pożyczkową jeśli jest ona wymagana. Wniosek w generatorze zostanie wypełniony na sam koniec i dołączone do niego odpowiednio przygotowane załączniki.
Generator wniosków – rejestracja
Nigdy nie pozwalajcie, by konsultant rejestrował się na swoje dane. Najlepiej samodzielnie załóżcie swoje konto i ustalcie hasła na przedstawiciela firmy lub dane firmy ubiegającej się o dotację. Pozwoli to uniknąć braku dostępu do systemu po zakończeniu współpracy z konsultantem a pozwoli Beneficjentowi pomocy na kontynuowanie zobowiązań jakie ma przy podpisywaniu umowy czy monitorowaniu wskaźników, co w większości odbywa się przez generator wniosków.
Limity znaków w generatorze wniosków – nie wykorzystuj ich całkowicie
Należy pamiętać, że limity znaków w generatorach liczą się ze spacjami i tabulatorami oraz przerwami pomiędzy akapitami, stąd tych znaków w rzeczywistości będzie mniej niż wskazano w instrukcji czy programie. Warto pozostawić sobie kilkaset znaków wolnych i nie wykorzystywać w pełni limitu w danym polu. Pozwoli to na ewentualne przeredagowanie lub uzupełnienie pola w przypadku uwag na etapie formalnej lub merytorycznej, gdzie nie wolno wyjść poza limit znaków w generatorze.
Nie zawyżaj wskaźników i spełnij zasadę opłacalności
We wnioskach zawsze należy mieć kontrolę nad wskaźnikami i sami powinniśmy je oszacować. Nie pozwólmy, by zostały one zawyżone przez osobę piszącą lub konsultantów. Nie sztuką jest bowiem napisać wniosek ale go potem rozliczyć. Generalna i podstawowa zasada mówi, że projekty, głównie inwestycyjne ale też badawcze zakończone wdrożeniem powinny wygenerować zysk w perspektywie 3-5 lat po zakończeniu projektu przy obliczeniu tzw. opłacalności wdrożenia czy inwestycji.
Opłacalność liczona jest jako przychody planowane do osiągnięcia z różnych źródeł wdrożenia (np. przychody ze sprzedaży produktu projektu ale też dodatkowo m in. ze sprzedaży licencji) pomniejszone o koszty stałe i zmienne wytworzenia produktu/usługi oraz koszty całkowite projektu.
W przypadku wdrożeń we własnej działalności przychody nie będą liczone a zamiennie należy wykazać obliczenia oszczędności, jakie firma uzyskała poprzez wdrożenie w firmie danego rozwiązania.
Przy takim wyliczeniu do obowiązków Beneficjenta należy wygenerowanie zysku w 3-5 lat od wdrożenia. Pożądanym wskaźnikiem oceniających jest zysk na poziomie min. 25%.
Ale nie jest to regułą bowiem jeśli Wasz produkt/usługa jest nietypowa (niska cena jednostkowa produktu np. słomki po 5 zł) to możecie nie wygenerować tak dużych zysków, wtedy warto opisać specyfikę branży i tego co chcemy sprzedawać po projekcie. Będzie to również uznane jako racjonalne oszacowanie wskaźników przychodowych.
Przy wskaźnikach zatrudnienia ważne jest utrzymanie stanowisk pracy przez min. 2 lata a to również nie lada wyzwanie, gdyż pracownicy podlegają rotacji a każda przerwa we wskaźniku powoduje jego wydłużenie. Należy zatem wziąć to pod uwagę na etapie aplikowania.
Posiadanie podpisu kwalifikowalnego ułatwia życie i skraca terminy
W dobie generatorów i cyfryzacji warto zaopatrzyć się w certyfikowany podpis kwalifikowany. Niektóre instytucje zastępczo wymagają także podpisu profilem zaufanym. Obie formy przydadzą nam się zarówno na etapie składania wniosku jak i jego rozliczania. Tradycyjna forma w wielu naborach już się nie sprawdza i nie składa się dokumentów papierowych. Podpisy kwalifikowane przyspieszają przesyłanie dokumentów do umów, skracają czas podpisania umów i aneksów o dofinasowanie (trwa to kilka dni, gdzie w wersji papierowej może trwać to nawet do 4 m-cy).
Wspomnieć należy także o ogromnej oszczędności wydruków papierowych, które generuje się przy tradycyjnej formie przesyłania dokumentów i ich skanowania.
Beneficjent wsparcia jest zawsze jego właścicielem
We wniosku nie opisujcie firm powiązanych i ich marek. Przy rozliczaniu, faktury bierzcie na firmę, która otrzymała dotację. Nie traktujcie firm powiązanych jako jedną markę. Pamiętajcie, by na zdjęciach czy raportach wykazywać tylko markę Beneficjenta oraz jego produkty/usługi a także jego znaki towarowe, jego pracowników czy jego posiadane zasoby np. siedzibę firmy a nie partnera czy firmy powiązanej.
Podsumowując nasze rozważania trzeba jeszcze dać dobrą radę, że warto zacząć od mniejszych wniosków na mniejsze kwoty, jeśli samodzielnie chcemy aplikować. Przygotowanie projektu trzeba zacząć z odpowiednim zapasem czasowy z racji małego doświadczenia w poruszaniu się po dokumentacji konkursowej i jej zawiłych zapisach.
Skuteczną pomoc w pozyskiwaniu funduszy unijnych oferują profesjonalne firmy i do nich zapewne warto się zwrócić z polecenia znajomych bądź na podstawie referencji. Profesjonalna firma przede wszystkim oceni Wasze szanse na otrzymanie dotacji i nie będzie mydlić oczu jak to będzie pięknie jak dostaniesz miliony euro Ale o tym jakich błędów uniknąć przy rozliczaniu projektu, napiszemy innym razem…