Dotacje unijne – nic za darmo

1. Prace przygotowawcze

Właściwe przygotowanie się do projektu wymaga czasu, a kluczem do pomyślnej jego realizacji jest przemyślenie i dobre przygotowanie się do inwestycji. Konieczne więc staje się rozpoczęcie prac przygotowawczych z odpowiednim wyprzedzeniem. Obejmować one powinny nie tylko sprecyzowanie celu i zakresu działań do realizacji w ramach inwestycji, ale także zapoznanie się z możliwościami dofinansowania. Należy więc przeanalizować m.in. treść dostępnych programów operacyjnych, kryteriów dostępu, wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków, opisy kryteriów oceny formalnej i merytorycznej czy regulamin naboru. Pomocna może okazać się konsultacja z firmą doradczą, która po nakreśleniu inwestycji, odniesieniu się do poszczególnych wymogów i wytycznych, nakieruje nas na właściwy tor działania.

2. Dokumenty konkursowe

Procedura złożenia wniosku o dofinansowanie wraz z niezbędnymi załącznikami powoduje, że w większości przypadków przedsiębiorstwo sięga po pomoc firmy doradczej. Pomimo poniesienia dodatkowego kosztu takiej usługi mamy pewność, że wszystkie dokumenty zostaną złożone w odpowiedniej formie, z wymaganymi informacjami, we właściwym czasie i w instytucji.
Najczęściej wniosek o dotację to kilka niezbędnych dokumentów: wniosek o dofinansowanie, biznesplan z prognozami finansowymi, harmonogram ponoszenia wydatków, różnego rodzaju oświadczenia itp. Końcowa liczba dokumentów, których informacje muszą się wzajemnie uzupełniać i potwierdzać, nierzadko przysparza wielu problemów. Jeden mały błąd na etapie składania wniosku czy późniejszym składania uzupełnień/wyjaśnień na etapie oceny może przekreślić szanse przedsiębiorstwa na otrzymanie dofinansowania. Doświadczenie firmy zewnętrznej może mieć tutaj kluczowe znaczenie.

3. Oczekiwanie na decyzje

Niestety czas rozpatrywania wniosków jest dość długi. Mimo że w każdym regulaminie konkursu podana jest liczba dni przeznaczonych na poprawę/uzupełnienie wniosku, zamieszczona została też informacja o możliwości wydłużenia. Najczęściej instytucje korzystają z tego prawa, tłumacząc ten fakt liczbą złożonych wniosków. Późniejsze ogłoszenie wyników wiąże się z przesunięciem w czasie rozpoczęcia inwestycji, a czasem nawet rodzi pytanie o zasadność poniesienia konkretnego wydatku.

4. Umowa o dofinansowanie

Po zakończeniu oceny merytorycznej złożonych wniosków o dofinansowanie na stronie instytucji pośredniczącej zostaje opublikowana lista podstawowa oraz lista rezerwowa projektów do realizacji. Równocześnie do każdego beneficjenta wysłana zostaje informacja o decyzji. Wnioskodawcy przysługuje prawo odwołania się od decyzji, zgodnie z procedurą określoną w regulaminie konkursu. Projekty znajdujące się na liście podstawowej otrzymują także informację o przygotowaniu niezbędnych dokumentów do podpisania umowy o dofinansowanie. Najczęściej należy dostarczyć:

• aktualne dokumenty rejestrowe firmy;
• kopię umowy o prowadzeniu rachunku bankowego;
• dokumenty potwierdzające ustanowienie zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy, np. weksel, poręczenie;
• aktualne zaświadczenie o niezaleganiu z należnościami publicznymi, np. ze składkami ZUS;
• dokumenty środowiskowe, potwierdzające, że realizowany projekt nie będzie miał negatywnego wpływu na środowisko naturalne;
• oświadczenia, np. o statusie MŚP, dysponowaniu nieruchomością;
• harmonogram rzeczowo-finansowy, harmonogram płatności (w przypadku zmian np. w terminie rozpoczęcia realizacji projektu);
• inne dokumenty związane ze specyfiką beneficjenta, projektu lub wymagane przez instytucję przyznającą dofinansowanie.

Po przekazaniu niezbędnych dokumentów do jednostki beneficjent zostaje zaproszony na podpisanie umowy o dofinansowanie.

5. Wniosek o płatność pośrednią/końcową

Po podpisaniu umowy można przystąpić do przygotowania wniosku o płatność. W zależności od działania, w ramach którego zostało nam przyznane dofinansowanie, rodzaj składanych wniosków może być różny.

Wniosek o płatność zaliczkową może zostać złożony po podpisaniu umowy o dofinansowanie na poczet planowanych do poniesienia wydatków kwalifikowanych. Zaliczka jest przelewana na wyodrębniony rachunek bankowy (wyłącznie do obsługi płatności związanych z wydatkami kwalifikowanymi).

Wniosek o płatność pośrednią czy końcową dotyczy rozliczenia poniesionych rzeczywiście wydatków (refundacja kosztów) lub otrzymanej zaliczki, dokonanego na podstawie faktur zakupowych. Liczba składanych wniosków jest uzależniona od programu i określonego harmonogramu płatności, stanowiącego załącznik do umowy o dofinansowanie. Wniosek o płatność może być złożony w ustalonym przez nas terminie z zachowaniem zasad wskazanych w umowie o dofinansowanie lub też wynika on bezpośrednio z zapisów umowy. Podobnie zakres rozliczanych kosztów (np. rozliczenie zadania/etapu czy całości projektu). W przypadku refundacji kosztów należy pamiętać, że musimy dysponować środkami przed rozpoczęciem inwestycji.

Niezastąpiona może się tutaj także okazać pomoc doświadczonych w tej dziedzinie osób z firmy doradczej. Przygotowanie wniosku o płatność wymaga zgromadzenia wielu dokumentów, często w obcych językach i walutach, przypisania ich do poszczególnych pozycji z harmonogramu wydatków, właściwego oznaczenia i opisania dokumentów, co dla laika jest zadaniem niełatwym. Skorzystanie z usług doświadczonych osób pozwoli na sprawniejsze rozliczenie wniosku. W przypadku wątpliwości instytucji co do zasadności/zgodności poniesionych kosztów z planowanymi zostajemy wezwani do uzupełnień, co dodatkowo wydłuża czas oczekiwania na przelanie transzy środków. Należy tutaj pamiętać, że koszty kwalifikowalne, tj. te, które podlegają dofinansowaniu, muszą zostać poniesione w okresie realizacji projektu.

6. Kontrola projektu

Kontrola projektu ma miejsce najczęściej po złożeniu wniosku o płatność końcową, a przed wypłatą ostatniej transzy dofinansowania. Kontrola może także zostać przeprowadzona na każdym etapie realizacji projektu. Podczas kontroli oprócz dokumentów związanych z projektem, a więc dotyczących wyboru dostawcy/wykonawcy, dokumentów księgowych, sprawdzane jest także zastosowanie się do obowiązku informowania o współfinansowaniu projektów ze środków europejskich (najczęściej przez umieszczenie na stronie internetowej, siedzibie firmy, zakupionych środkach trwałych). Weryfikowany jest także stopień osiągnięcia założonych wskaźników rezultatu. W razie wykrycia uchybień, podobnie jak w przypadku wniosku o płatność, zostaje wyznaczony czas na ich usunięcie. Wydłuża to jednak czas przelania ostatniej transzy środków, a tym samym przesuwa termin, od którego będzie liczona trwałość projektu.

7. Trwałość projektu

Każdy beneficjent po zakończeniu projektu jest zobowiązany do utrzymania trwałości projektu przez okres min. 3 lat. Oznacza to, że w czasie tym, co do zasady, nie może sprzedać zakupionych z dofinansowania maszyn/urządzeń/wartości niematerialnych i prawnych, musi zachować utworzone stanowiska pracy lub utrzymać zatrudnienie na niezmienionym poziomie. Wymóg utrzymania inwestycji nie oznacza jednak zakazu wymiany przestarzałych środków trwałych nabytych w ramach projektu objętego pomocą publiczną. W uzasadnionych przypadkach sprzęt można zmienić lub zbyć w trakcie realizacji projektu i w okresie jego trwałości, a uzasadnieniem takim jest głównie wymiana na nowy, bardziej nowoczesny czy zmodernizowany. Niezbędna w tym celu jest zgoda instytucji odpowiedzialnej za przyznanie środków.

W okresie trwałości projektu beneficjent zobowiązany jest także do składania sprawozdania z trwałości projektu, w którym odwołuje się do założonych wskaźników na kolejne lata i stopnia ich osiągnięcia. Forma złożenia sprawozdania/ankiety czy oświadczenia odnośnie do utrzymania trwałości projektu uzależniona jest od instytucji i zostaje wskazana w piśmie wzywającym do jego złożenia.